アウトバウンド(発信)業務は、計画的な架電処理を行うことによって、接続率、発信数に大きな差が出ます。
MITのアウトバウンドソリューションは、以下の機能の搭載により、業務の画期的な効率アップを実現します。

接続先が留守電だった場合の処理

留守番電話に対する対応

オペレータが「留守番電話」ボタンを押下するとオペレータは接続から切り離され、Ready状態となって次のアクションに移ることができる。
システムは留守番電話サービスの再生メッセージの“ピー”という音を検出して、予め録音されているメッセージを留守番電話に録音して呼を切断し、結果を登録する。

接続先が局のメッセージであった場合

局メッセージの検出機能

録音されたメッセージを音声認識で解析し、“電話番号が変更”された旨の場合には架電結果に新規電話番号を登録する

1. 発信リスト検索機能/
発信リスト管理機能

個々の担当者に割当てられた顧客情報を担当者の責任で管理して架電処理を行う方式

各担当者は、割当てられた顧客情報から、検索機能を利用して顧客を抽出し発信処理を行います。
利用形態としては、成約時の報奨金が大きな業務(例えば、不動産関連等)では、ヒアリング時に取得した情報をどのように管理するかは、担当者の裁量に任されています。
例えば、お客様情報(お勤め先、持ち家、家族構成、年収など)をより詳細にヒアリングする必要があります。このようなヒアリング項目追加し、条件に合った対象をすぐに検索できるように、QuickCRMが提供するスクリーンデザイナー機能を利用して自分に合った画面に修正することも可能です。

業務画面を担当者毎に変更した画面は、ログインできた担当者しか選択できないようにシステムが管理します。
また、キープ機能を利用すれば、ある担当者がコンタクトした顧客情報を他者が参照できないように管理します。

2. 発信リスト共有機能

複数オペレータが同一顧客情報を使用して
架電処理

架電用の顧客テーブルから抽出条件を設定してコールリストを作成し、複数オペレータで共有してプレビュー架電を行う方式です。
顧客テーブルには架電結果、架電日時等が記録されますので、2回目以降の抽出条件に利用できます。

架電効率を向上させる目的で
提供されている機能

手動発信
オペレータが、発信先の情報をしっかり確認してから架電します
自動発信
自動で順次発信し、発信先に接続すると画面表示してオペレータにつなぎます
(無応答、話中、キャリアメッセージはスキップ)
フイルター機能
オペレータが自由に条件を設定し、架電の順番を変更できます
時間設定
折り返し電話を受けるタイミングを指定します

3. 時間指定発信機能

時間帯別にコールリストを登録して
架電処理を行う方式

接続率は、顧客属性(年齢、性別、その他)によって変化します。
コールリストを時間帯ごとに指定しておき、時間になると自動的にコールリストを切り替えて発信処理を行う方式です。

2つのモードを選択できます

  • 1. 手動発信モード

    架電する予定の顧客情報をオペレータに送信します。
    オペレータは、内容を確認して自ら発信処理を行います。

  • 2. 自動発信モード

    Ready状態であればシステムが自動的に発信処理を行い、発信先と接続したら当該呼をオペレータに転送します。

4. 予測発信機能

予測発信方式

オペレータの通話状況を予測してオペレータがReady状態になる前に発信処理を開始し、現在の顧客との通話処理が終了した頃に、次に接続された顧客とオペレータが会話できるように効率的な発信処理を行います。

次のパラメータを設定できます

オペレータの待ち時間
1顧客への対応が終わってから、次の顧客に接続されるまでの秒数
オーバフローの発生確立
0.1%と指定すると1000件に一件オーバフローが起きる確率

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